Höchste Verfügbarkeit trotz überschaubarer Bestände

Die Gauselmann Gruppe nutzt im Geschäftsbereich adp merkur service ein intelligentes Bestandsmanagement-System zur Optimierung ihrer Teile- und Zubehör-Lagerbestände. Fünf Disponenten lassen sich von der innovativen Software add*ONE bei der Bedarfsprognose und diversen Controlling-Aufgaben unterstützen. Das Ergebnis: Erhöhung der Lieferfähigkeit und Reduzierung der Bestände bzw. Kapitalkosten bei gleichzeitig deutlicher Entlastung der Disponenten von Routineaufgaben.

Die im Familienbesitz befindliche Gauselmann Unternehmensgruppe unterhält viele Millionen Menschen weltweit mit einer besonderen Form der Freizeitgestaltung: Spielen an münzbetätigten Spielgeräten mit und ohne Geldgewinnmöglichkeiten. Als Hersteller, Anbieter und Betreiber ist das ostwestfälische Unternehmen seit Jahren führend in Deutschland, Europa und nimmt weltweit einen der vorderen Plätze ein. Mit mehr als 270 Merkur-Spielotheken prägt das Unternehmen zunehmend europaweit die Trends moderner Entertainment-Center. Das Markenzeichen der „Spielemacher“, die Merkur Sonne, zeigt sich in immer mehr Ländern der Welt. Die Gauselmann Gruppe ist zum Global Player geworden und beschäftigt weltweit mehr als 5000 Mitarbeiter. Rund drei Viertel davon sind in Deutschland beschäftigt und erreichen einen Jahresumsatz von mehr als einer Milliarde Euro.
Die adp Gauselmann GmbH in Lübbecke ist das Hauptstandbein des nationalen Geschäftes der Unternehmensgruppe. Dazu gehören Entwicklung, Produktion und Vertrieb von Spielgeräten mit und ohne Geldgewinnmöglichkeit. Diesen Bereichen ist seit Ende 2002 gestattet, sich als ISO-zertifiziertes Unternehmen den Herausforderungen des Marktes zu stellen. Nur ein Jahr später wurde der Geltungsbereich der Zertifizierung auf die Segmente Gauselmann Großhandel und adp merkur service erweitert.

Erstklassiger Service gewährleistet
„Qualität als absolute Messlatte für unternehmerisches Handeln gilt auch für eine schnelle und zuverlässige Ersatzteilversorgung“ erklärte Vorstandssprecher Paul Gauselmann bei der Inbetriebnahme eines automatischen Lager- und Kommissioniersystems im November 2004 und verdeutlicht damit, wie hoch die Teile- und Zubehör-Verfügbarkeit innerhalb der Unternehmensgruppe eingeschätzt wird. 
Der zertifizierte Service-Bereich der Gauselmann Gruppe, der adp merkur service,  gewährleistet seinen Kunden schnellste Reaktionszeiten und damit geringste Ausfallzeiten der Spielgeräte. Die Service-Zentrale befindet sich am Technologiestandort der Gruppe, in Lübbecke. Im Verlauf der Jahre wurde ein bundesweites Servicenetz mit 16 Niederlassungen und mehr als 60 Service-Fahrzeugen eingerichtet. Alle Service-Niederlassungen und -Fahrzeuge verfügen über ausreichende Mengen der wichtigsten Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien für einen schnellen und wirkungsvollen Soforteinsatz. Dennoch machen diese externen Bestände nur rund 10 % des gesamten Teile- und Zubehörbestandes aus. Die restlichen 90 % befinden sich fast ausnahmslos im automatischen Teilelager, welches in sechs zehn Meter hohen Lagerlift-Türmen rund 13.000 Lagerplätze und modernste Kommissioniertechnik bietet.
Derzeit werden täglich bis zu 500 Bestellungen bearbeitet und zum Versand gebracht. Dabei unterstützt als Warenwirtschaftssystem SAP R/3 die Verwaltung von Aufträgen, Artikeln und Lagerplätzen. Auch die Steuerung der Lagerlifte und Kommissioniertechnik erfolgt über eine WM/LSR-Schnittstelle direkt aus dem SAP-System. Durch die nun mögliche gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Aufträge im automatischen Lager- und Kommissioniersystem konnten die Produktivität im Teileservice erheblich verbessert und Lieferungen wichtiger Ersatzteile innerhalb von 24 Stunden erreicht werden.

Hohe Ersatzteilverfügbarkeit gefordert
Bereits vor der Investition in das neue Lager- und Kommissioniersystem wurde vom adp Merkur Service das Projekt „Ersatzteilversorgung innerhalb 24 Stunden“ gestartet. Ziel des Projektes war es, durch Optimierung der Disposition die Verfügbarkeit der Ersatzteile zu verbessern. Gleichzeitig sollten die Bestände reduziert und die Mitarbeiter in der Zentrale bei den aufwendigen Dispositionsaufgaben entlastet werden.
Zunächst wurde versucht, die Bestandsoptimierung mit Tools des vorhandenen Warenwirtschaftssystems SAP/R3 zu erreichen. Es stellte sich jedoch schnell heraus, dass SAP die Anforderungen, die der Service-Bereich an das System stellte, nicht erfüllt. Das Bestandsmanagement-Programm sollte eine möglichst genaue Prognose des Bedarfs für jeden einzelnen Artikel erstellen, um so die Lagerbestände zu optimieren. „Die größte Problematik am SAP-System liegt darin, dass für die Prognose die Warenbewegungsdaten nur monatlich abgerufen werden. Dadurch hat man pro Monat lediglich einen Wert, den das System zur Trenderstellung zur Verfügung hat. Die Trends sind somit nicht sehr feinschichtig und das System braucht längere Zeiträume, um Entwicklungen in den Warenbewegungen zu erkennen. Zudem muss der Disponent in SAP die Prognoseparameter manuell einstellen“, erklärt  Heinz-Dieter Brandhorst, Leiter des Geschäftsbereichs Teile und Zubehör.
Nachdem klar wurde, dass man sich nach Alternativen auf dem Markt umsehen muss, beauftragte das Projektteam des adp merkur service die BEIT Systemhaus GmbH, dem IT-Spezialisten der Gauselmann Gruppe, mit der Suche nach einem geeigneten Optimierungssystem.

Dispositionsunterstützung gesucht
Die Kernkompetenz und Hauptaufgabe des BEIT Systemhauses besteht darin, am Markt innovative IT-Lösungen für die verschiedenen Unternehmensbereiche der Gauselmann Gruppe zu suchen und die Einführung zu begleiten. „Ein Fachartikel in einer bekannten Logistik-Fachzeitschrift brachte uns auf die Idee, das Aachener Softwarehaus INFORM GmbH auf ein Bestandsoptimierungssystem anzusprechen“, erinnert sich Jens Knollmann, Projekt Manager bei der BEIT Systemhaus GmbH. „Eine Software von Inform, das Stichprobeninventursystem Invent, wird zwar schon seit etwa zehn Jahren innerhalb der Gauselmann Gruppe genutzt, aber in diesem Fall kam der Anstoß von außen.“
Ein erstes Gespräch mit dem Vertriebsbeauftragten der Firma Inform zeigte schnell, dass der Optimierungsspezialist bereits Erfahrung mit dem Ersatzteilwesen von Service-Unternehmen hatte und eine nahezu fertige Lösung aus der Schublade ziehen konnte. Mit den Modulen Prognose, Disposition und Lieferlogistik sowie Controlling des bewährten Bestandsoptimierungssystems add*ONE konnte Inform ein Softwarepaket anbieten, das ziemlich genau den Vorstellungen des adp Merkur Service entsprach.
Da auch das Preis-/Leistungsverhältnis günstig erschien, wurde eine Testinstallation vereinbart und ein Besuch eines Referenzkunden mit ähnlichen Einsatzbedingungen durchgeführt. „Wir wollten uns davon überzeugen, dass das System nicht nur alle erforderlichen Funktionalitäten erfüllt, sondern es sollte auch nachgewiesen werden, ob die Softwarelösung problemlos mit den Schnittstellen des SAP-Systems harmoniert“, erklärt Jens Knollmann, „Der reibungslose Einsatz von add*ONE als notwendige Ergänzung zum SAP-System  bei der Firma BOSCH gab den letzten Ausschlag für die Anschaffung des Systems.“

Hohe Treffsicherheit der Prognosen
„Betrachtet man den Verbrauchsverlauf der Ersatzteile und des Zubehör beim adp merkur service, erkennt man, dass es keinen kontinuierlichen Verbrauch der einzelnen Artikel gibt. Viel mehr verläuft der Verbrauch sprunghaft. Gerade diese Schwierigkeit macht ein gutes Prognoseprogramm unerlässlich“, verdeutlicht Jens Knollmann. „Die Treffsicherheit der Prognosen in Bezug auf einzelne Artikel sind enorm wichtig.“
Hier liegt ein großer Vorteil der intelligenten Softwarelösung add*ONE gegenüber den Bordmitteln des SAP-Systems. Durch die tägliche Auswertung der Warenbewegungen im SAP kann add*ONE eine zeitnahe Trendentwicklung erstellen, die das Programm, aufgrund neuer Warenbewegungen, täglich aktualisiert. Jeden Abend werden die relevanten Daten von SAP/R3 an add*ONE überspielt. Mit diesen Daten und den Eingaben der Disponenten erstellt das Optimierungssystem bis zum nächsten Morgen die neuen Plandaten. Die Disponenten müssen die fertigen Aufträge nur noch einmal überprüfen und die Bestellungen abschließen. Sind die Daten freigegeben leitet add*ONE sie an SAP weiter.
„Neben der genauen Prognose erleichtert add*ONE den Disponenten durch die übersichtliche Darstellung der wichtigsten Daten die Arbeit. Die Oberfläche ist sehr benutzerfreundlich und bei akutem Handlungsbedarf, zum Beispiel einer dringenden Bestellung, werden die entsprechenden Transaktionen sichtbar gemacht“, erläutert Frauke Köhler, Sachbearbeiterin der Disposition und Key-Userin des add*ONE Bestandsmanagement-Systems.

Problemlose Einführung
Bei der offiziellen Einführung installierte das BEIT Systemhaus in Zusammenarbeit mit Inform zunächst ein add*ONE-Testsystem, um alle notwendigen Schnittstellen zu konfigurieren und die Kopplung an SAP/R3 zu prüfen. Die Anbindung an das SAP-System erfolgt über eine Standard-Schnittstelle. „Inform reagierte bei Anpassungswünschen schnell und kompetent und sorgte damit für einen problemlosen Start des Bestandmanagementsystems“, bestätigt Jens Knollmann.
Um eine reibungslose Mitarbeitereinführung zu erreichen, wurde Frauke Köhler als Key-Userin mit der Betreuung des Disponententeams betraut. Während zwei Schulungen durch Inform wurde sie mit den Finessen von add*ONE vertraut gemacht und erhielt zunächst genügend Zeit, die Funktionalität des Optimierungssystems mit den Gegebenheiten beim adp merkur service zu verknüpfen. So konnte sie ihre eigenen Erfahrungen an die anderen Disponenten weitergeben.
Während der Schulungen wurde den Disponenten auch die unterschwellige Angst genommen, dass durch die neue Software Arbeitskräfte wegrationalisiert werden könnten. „Unser Ziel war es keineswegs Leute zu entlassen und dadurch Geld einzusparen. Wir wollten durch ein optimiertes Bestandsmanagement unsere Qualität verbessern und die Disponenten von Routinearbeiten entlasten, um sie mit qualifizierteren Aufgaben zu betrauen“, erläutert Heinz-Dieter Brandhorst.
Bereits kurze Zeit nach der Inbetriebnahme des neuen Systems waren auch alle Mitarbeiter der Disposition von add*ONE begeistert. „Gerade die effiziente und übersichtliche Aufarbeitung der Planungsdaten erleichtert die Arbeit enorm. Es ist erstaunlich wie präzise das System den Trend an die Marktsituation anpasst“, begründet Frauke Köhler den Erfolg von add*ONE. Mittlerweile arbeiten fünf Disponenten mit der intelligenten Software und wickeln hierüber die gesamte Bedarfsplanung des Unternehmens ab.

Produktivitätssteigerung und Serviceverbesserung
Die tägliche Auswertung der zugeführten Daten ermöglicht eine Aktualität der Bedarfsplanung, die in diesem Maße vor der Einführung von add*ONE nicht vorstellbar war. Früher wurden die Schätzungen mit viel Arbeitsaufwand und mit Hilfe von Daten zurückliegender Monate erstellt. Dennoch waren sie nie richtig aktuell und treffsicher. Heute werden nicht einmal zusätzliche Informationen gebraucht, wie beispielsweise, ob ein bestimmtes Spielgerät vom Markt genommen wurde oder ob ein beliebtes Gerät ganz besonders häufig im Einsatz ist. add*ONE erkennt lediglich anhand des aktuellen Warenverbrauchs, wie sich dieser in nächster Zeit verändern wird.
Aus der genauen Trendentwicklung und der benutzerfreundlichen Bedienung ergibt sich ein weiterer Nutzen des neuen Systems. Die Disponenten konnten von vielen lästigen Arbeiten befreit werden und andere Aufgaben übernehmen. Die Struktur des Aufgabenfeldes konnte so umgestaltet werden, dass Tätigkeiten aus anderen Bereichen nun von den Disponenten mit übernommen werden.
Diese Umstrukturierung der Arbeitsbereiche einzelner Disponenten lässt es leider nicht zu, alle Verbesserungen und Vorteile, die der Einsatz von add*ONE mit sich bringt,  auf den ersten Blick zu erfassen. Deutlich zu erkennen ist jedoch die erhebliche Entlastung und das gesteigerte Pensum der Disponenten. Hieraus resultiert eine gesteigerte Qualität und eine intensivere Betreuung des einzelnen Kunden. „Seit Einführung von add*ONE haben wir unsere Produktpalette enorm erweitert. Da die Bestandsmenge durch die genaueren Prognosen gesunken ist, konnten wir unser Angebot an Zubehör aufstocken. Dieser vermehrte Aufwand hätte nicht ohne die Arbeitserleichterung durch add*ONE bewerkstelligt werden können“, so Heinz-Dieter Brandhorst. „Wir sehen (eine mögliche Produktivitätssteigerung um 25 Prozent sowie) eine beträchtliche Verbesserung unseres Service. In erster Linie hat das Optimierungssystem jedoch dazu beigetragen, die Verfügbarkeit der Teile sicherzustellen und damit  das Ziel der Kundenversorgung mit Teilen und Zubehör innerhalb von 24 Stunden sicher gewährleisten zu können. n